De Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’) publiceerde recent het ‘OR-privacy boekje’. Hierin biedt de AP een leidraad aan ondernemingsraden ten aanzien van hun rol, rechten en plichten bij verschillende privacy-aangelegenheden op de werkvloer, waaronder het monitoren van personeel bij thuiswerken.
Mede door het vele thuiswerken tijdens de coronacrisis, is privacy in de arbeidsrelatie wederom een hot topic. Zo berichtten verschillende media dat ‘gluursoftware’ aan populariteit wint. Met dergelijke software kan een werkgever tot in detail bijhouden en controleren wat werknemers uitvoeren.
Meer in het algemeen verwerken werkgevers vaak persoonsgegevens van werknemers, bijvoorbeeld in het personeelsdossier, registratie van ziekteverzuim, camera’s op de werkplek en screening van personeel. Naast de privacyregels die voor de verwerking van persoonsgegevens gelden op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’), kan ook voor de ondernemingsraad (‘OR’) een belangrijke rol zijn weggelegd.
Instemmingsrecht OR
Wanneer het gaat om het instellen, wijzigen of intrekken van een regeling omtrent het verwerken van persoonsgegevens van werknemers en/of het instellen, wijzigen of intrekken van een regeling in het kader van een personeelsvolgsysteem, komt aan de OR het instemmingsrecht toe. Dat betekent dat instemming van de OR nodig is voorafgaand aan bijvoorbeeld de inzet van ‘gluursoftware’, nu dit kwalificeert als een personeelsvolgsysteem in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (‘WOR’).
Wat staat er in het OR-privacy boekje?
De handreiking van de AP maakt voor ondernemingsraden inzichtelijk:
- Wat onder een ‘persoonsgegeven’ wordt verstaan en of sprake is van ‘verwerking’ hiervan;
- Hoe de AVG werkt ;
- Hoe een OR kan bepalen of sprake is van instemmingsrecht;
- Welke toetsingsvragen de OR kan stellen als een werkgever van plan is een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken.
Om de privacyregels concreter te maken, maakt de AP in het boekje steeds gebruik van een voorbeeld waarin een werkgever gebruik wil gaan maken van een gps-trackerbeleid van (zakelijke) wagens in het wagenpark.
De praktijk
Het OR-privacyboekje is een handig document voor werkgevers en OR-en die te maken hebben met implementatie of wijziging van privacy gerelateerd beleid met betrekking tot werknemers. Het is echter belangrijk om je te realiseren dat de praktijk vaak niet zo zwart-wit is als in het boekje wordt geschetst. Zo zal niet altijd klip en klaar zijn óf sprake is van een instemmingsrecht van de OR. Er kan immers regelmatig ruimte voor discussie bestaan over de vraag of bijvoorbeeld sprake is van een personeelsvolgsysteem, omdat niet direct vaststaat of kan worden gesproken over een ‘regeling’, ‘waarneming’ of ‘controle’ (zoals vereist op grond van de WOR).
Voor werkgevers is het daarom belangrijk goed na te gaan of een instemmingsrecht toekomt aan de OR wanneer nieuw beleid wordt overwogen. Voor de OR is het relevant om goed in de gaten te houden of hij steeds (op de juiste wijze) door de werkgever bij besluitvorming wordt betrokken.
Vragen over medezeggenschap, privacy of misschien wel allebei? Neem contact op met L&A Advocaten.
