Steeds meer werkgevers maken gebruik van systemen om personeel te controleren. Aan het invoeren van een personeelscontrolesysteem dient een zorgvuldige (belangen)afweging vooraf te gaan en het systeem dient op nauwkeurige wijze te zijn vastgelegd. Tevens kan er een rol zijn voor de ondernemingsraad. Deze bijdrage gaat in op de mogelijkheden en beperkingen die volgen uit privacywetgeving (AVG) en de Wet op ondernemingsraden (WOR).
Nog steeds werkt een groot deel van Nederland thuis. Veel werkgevers ervaren minder zicht te hebben op wat hun werknemers precies doen en vragen zich af of hun werknemers daadwerkelijk de arbeidsuren maken waartoe zij contractueel verplicht zijn. Werkgevers kunnen veelal slechts achteraf controleren of een werknemer de opgedragen taken naar tevredenheid heeft afgerond.
Een personeelscontrolesysteem kan uitkomst bieden, bijvoorbeeld om zicht te hebben op de uitvoering van werkzaamheden en tijdbesteding maar ook om de naleving van de arbeidsomstandigheden- en arbeidstijdenwetgeving of de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Uit onderzoek van softwarevergelijkingsplatform Getapp blijkt dat steeds meer werkgevers gebruikmaken van een personeelscontrolesysteem. Een groot deel daarvan doet dat pas sinds het thuiswerken vanwege COVID-19.
Met een personeelscontrolesysteem kan een werkgever de werkzaamheden van hun werknemers volgen. Afhankelijk van het gebruikte softwareprogramma kan het onder meer gaan om het bijhouden van computeractiviteit, internettoegang en social media gebruik, aanwezigheidsregistratie, locatieregistratie, registratie van de actieve en niet-actieve tijd, het meelezen van digitale communicatie, etc.
Wanneer is het gebruik van een personeelscontrolesysteem toegestaan?
Uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) volgt dat het monitoren van werknemers is toegestaan, mits aan strikte voorwaarden is voldaan.
Zo moet de werkgever een legitiem doel/gerechtvaardigd belang bij het monitoren hebben, dat zwaarder weegt dan de (privacy)rechten en belangen van de werknemers.
Ook moet het monitoren noodzakelijk zijn, hetgeen wil zeggen dat het doel van het monitoren niet met een voor de werknemer minder ingrijpend middel te bereiken moet zijn.
Voorts moeten de werknemers, alvorens het monitoren wordt ingezet, worden ingelicht over het monitoren van hun (online)gedrag, bijvoorbeeld in een thuiswerkbeleid.
Tevens moet de werkgever rekening houden met vertrouwelijke communicatie van een werknemer. Zo mogen geen e-mails die als privé zijn aangemerkt door de werkgever worden ingezien.
Voor een personeelscontrolesysteem dient onder sommige omstandigheden ook verplicht een data protection impact assessment (DPIA) te worden gedaan. Dit is het geval als het gaat om het stelselmatig monitoren van persoonsgegevens om de activiteiten van werknemers te controleren en het monitoren waarschijnlijk een hoog privacyrisico heeft, hetgeen bijvoorbeeld aan de orde is bij het bijhouden van internettoegang en locatieregistratie middels een personeelscontrolesysteem. Met een DPIA kunnen werkgevers hun gerechtvaardigd belang afwegen tegen de belangen van hun werknemers.
Instemmingsrecht van de OR
Ten aanzien van het gebruik van een personeelscontrolesysteem moet de ondernemingsraad om instemming worden gevraagd alvorens het personeelscontrolesysteem vastgesteld mag worden op grond van artikel 27 lid 1 sub l WOR.
Werkgevers, let op!
Op het gebied van personeelscontrole (bij thuiswerken) is veel mogelijk. Wanneer u als werkgever wenst over te gaan tot het invoeren van een personeelscontrolesysteem dient daar echter wel een zorgvuldige (belangen)afweging aan vooraf te gaan. Ook dient de wijze van het monitoren op nauwkeurige wijze te zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in een personeelshandboek of thuiswerkbeleid. Indien van toepassing dient op grond van de WOR instemming te worden gevraagd aan de ondernemingsraad alvorens het personeelscontrolesysteem mag worden vastgesteld.
L&A Advocaten kan u als werkgever adviseren over de mogelijkheden van het invoeren van een personeelscontrolesysteem in uw organisatie en u bijstaan in de communicatie richting de ondernemingsraad.
