In de sollicitatieprocedure worden veel persoonsgegevens van kandidaten verwerkt. Zo deelt de kandidaat vaak een motivatiebrief (of -video) met cv en zal de organisatie aantekeningen maken over de sollicitatie. In deze blog staan we stil bij de verwerking van persoonsgegevens, hoe lang deze gegevens mogen worden bewaard en of het ‘googelen’ van kandidaten is toegestaan.
Verwerking persoonsgegevens
Sollicitatiegegevens zijn (vaak) persoonsgegevens. Deze vallen onder de reikwijdte van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als verwerker van persoonsgegevens ben je verplicht om de kandidaat te informeren wat je met hun persoonsgegevens doet, bijvoorbeeld door middel van een online privacyverklaring. Er zijn behoorlijke boetes verbonden aan de schending van privacywetgeving.
Bepaalde gegevens mogen door de organisatie niet worden opgevraagd noch worden verwerkt. Hieronder vallen bijvoorbeeld medische gegevens als ziekte(verzuim) en zwangerschap. Een kandidaat is slechts gehouden om gegevens over zijn of haar gezondheid te delen wanneer diens gezondheid rechtstreeks van belang is voor de uitvoer van de functie (bijvoorbeeld een verhuizer met een zware hernia). Ook mag de organisatie geen kopie van het identiteitsbewijs opvragen, maar deze alleen controleren tijdens de sollicitatieprocedure.
Bewaartermijn
Wanneer een kandidaat wordt afgewezen na een sollicitatie, adviseert de Autoriteit Persoonsgegevens om de gegevens van de kandidaat uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen. De gegevens mogen langer worden bewaard wanneer de kandidaat hiervoor toestemming geeft, bijvoorbeeld omdat er op een later moment wellicht een geschikte functie vrij komt voor de kandidaat. Bij toestemming is een bewaartermijn van één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure redelijk.
Screenen en het ‘googelen’ van kandidaten
De hoofdregel is dat screening is toegestaan wanneer de organisatie een grondslag heeft om gegevens die over de kandidaat online staan, te verwerken, bijvoorbeeld omdat deze informatie belangrijk is voor de functie waarop wordt gesolliciteerd. In sommige sectoren, bijvoorbeeld de financiële sector, is screenings zelfs verplicht. Vaak wordt voor bepaalde functies een verklaring omtrent het gedrag (VOG) vereist en worden referenties nauwkeurig nagelopen. Het adagium bij het opzoeken van kandidaten via social media luidt wel dat eerder (enkel) moet worden gekeken naar diens zakelijke uitlatingen en dat het bekijken van privé posts, bijvoorbeeld op Instagram, niet nodig is om te beoordelen of iemand geschikt is voor de rol. De organisatie zal aan de kandidaat kenbaar moeten maken dat online informatie kan worden opgezocht. Wanneer de gevonden gegevens bij de sollicitatieprocedure worden betrokken zal de kandidaat de kans moeten worden gegeven om de gevonden informatie toe te lichten.
Belang voor de praktijk
Zorg ervoor dat recruiters, HR en andere verantwoordelijken voor werving en selectie binnen jullie organisatie op de hoogte zijn van de relevante (privacy)regelgeving gedurende het sollicitatieproces. Op deze wijze wordt voorkomen dat in strijd met de wet wordt gehandeld.
Vragen over het arbeids- of privacyrecht? Neem gerust contact op met L&A Advocaten.
